Eventi online: ecco come si organizzano in poche mosse

Organizzare un evento online oggi è una grande opportunità per tutte quelle organizzazioni che hanno necessariamente sospendere le proprie attività dal vivo. Non serve ribadire che dobbiamo stare a casa e che le uscite devono essere limitate al minimo indispensabile e, quindi, per molte realtà le soluzioni sono due: rinviare l’evento o spostarlo sul web.

Nel primo caso bisognerà porre grande attenzione alle politiche di rimborso e alle modalità di rinvio perché, soprattutto per grandi numeri di presenze, non è una cosa semplice da gestire. Per chi potrà avviare l’evento online, invece, il nostro suggerimento è quello di parlare con una buona agenzia di organizzazione eventi a Roma e chiarire quali sono le possibilità, le strategie e le risorse necessarie.

Quali eventi possono essere trasmessi online?

L’evento online si caratterizza per l’utilizzo di una piattaforma di streaming a cui avranno accesso i partecipanti interessati. Sul mercato oggi esistono miriadi di proposte per portare in rete un evento ma è chiaro che non tutti possono beneficiare di questa possibilità. Facciamo riferimento agli eventi formativi, ovvero quelli che prevedano speech e lezioni frontali a cui le persone potranno prendere parte.

Ovviamente non è detto che non si possano spegnere le candeline davanti al PC, così come non è impossibile organizzare un “concerto” in rete ma… Siamo davvero sicuri che ne valga la pena? Lo diciamo perché probabilmente per una grande varietà di eventi converrebbe aspettare il rientro alla normalità.

La scelta della piattaforma

Quindi una volta stabilita la fattibilità dell’evento occorrerà studiare le soluzioni per trasmetterlo ai partecipanti, comunicando molto chiaramente le modalità di partecipazione. In pratica servirà scegliere la piattaforma, impostare le regole dell’evento e trasmettere via web, social, mail o altri mezzi quali saranno le informazioni logistiche.

Se le persone che parteciperanno sono molte non potrai affidare la trasmissione streaming ad una piattaforma gratuita ma orientare la tua scelta su sistemi professionali, pensati per ospitare una regia e coordinare le varie personalità che interverranno. Inoltre la piattaforma dovrà essere specifica per la modalità di fruizione dei contenuti dell’evento e, quindi, possedere gli strumenti di condivisione di schermi o di slide in modo da rendere confortevole l’esperienza.

Gestire i tempi anziché gli spazi

Tutto questo ha un costo che potrebbe anche superare quello della location fisica. Per questo non bisogna ritenere che l’evento online sia meno costoso di quello dal vivo. Inoltre va organizzato con i dovuti criteri perché è molto più difficile catturare l’attenzione delle persone e aumentare il loro coinvolgimento. Questo significa che tempi, interventi e intrattenimento dovrà essere pensato per persone che sono a casa, davanti ad un PC e con una soglia dell’attenzione drasticamente ridotta.

Non è impossibile trasformare un’esperienza fisica in una virtuale perché, se ci pensi bene, questo avviene in televisione da molto tempo: concerti, spettacoli e eventi sportivi possono trasmettere emozioni anche se li guardiamo da casa. Ciò che fa la differenza è l’impiego di una regia preparata a cogliere i migliori momenti e uno staff in grado di pianificare e gestire i tempi in modo magistrale.